Preguntas y respuestas de las buenas prácticas de distribución de Medicamentos de Uso Humano

El término correcto a utilizar es el recogido en la normativa española “buenas prácticas de distribución”.

El TAC es el responsable último de que la calidad del medicamento sea la adecuada, independientemente del lugar desde dónde se distribuya el mismo. En base a esto, deberá establecer un contrato con la instalación de almacenamiento en el que se definan las responsabilidades para un adecuado cumplimiento de las BPD. El cumplimiento de esas BPD por parte de la instalación será verificado por la autoridad competente del país donde esté ubicada esa instalación.

Los fabricantes de medicamentos han de cumplir con las BPD en los aspectos que correspondan a su actividad, los cuales serán verificados durante las visitas de comprobación del cumplimiento de las NCF. No obstante, no está prevista la emisión de un certificado independiente de BPD para los fabricantes, de acuerdo con los acuerdos alcanzados a nivel de la UE (“Compilation of Community Procedures on Inspections and Exchange of Information”) ya que los aspectos relativos a la distribución se consideran incluidos en el certificado de NCF.

Todas las entidades que realicen actividades incluidas en la definición de distribución mayorista de medicamentos de uso humano han de disponer de un certificado BPD.

La emisión del certificado de BPD la realizará la autoridad competente de la autorización o seguimiento de verificación de BPD de la entidad de distribución:

• La AEMPS para la apertura y modificación de laboratorios titulares de autorización de comercialización de medicamentos y almacenes de medicamentos bajo control o vigilancia aduanera.
• La correspondiente comunidad autónoma donde se encuentre ubicada la entidad para la apertura y seguimiento de almacenes mayoristas y almacenes por contrato, así como el seguimiento de la verificación de BPD de los laboratorios titulares.

A partir de esa fecha las entidades de distribución deberán cumplir con las BPD publicadas por la Comisión Europea, que se pueden consultar en la página web de la Agencia (https://www.aemps.gob.es/industria-farmaceutica/distribucion-farmaceutica/distribucion-de-medicamentos-y-catalogo-de-entidades-de-distribucion/). Por lo tanto, en todas las inspecciones se verificará el cumplimiento de las mismas.

Las BPD y los requisitos de autorización de los distribuidores de medicamentos sólo aplican a los medicamentos incluidos en el ámbito de aplicación de la Directiva 2001/83/CE, es decir, medicamentos de uso humano registrados, por lo tanto no procede otorgar una autorización para distribución de medicamentos en investigación a dichas instalaciones. No obstante, las BPD en su introducción indican que “otros agentes que participan en la distribución de medicamentos también deben adherirse a otras secciones pertinentes de las presentes directrices” por ello estas directrices deberían ser su referencia.

Los laboratorios farmacéuticos con instalaciones de almacenamiento contratado deben de disponer de los procedimientos que correspondan a las actividades que realicen, así como de los contratos y acuerdos técnicos con estos almacenes que recojan las responsabilidades de ambas partes.

Hay numerosas guías orientativas, entre ellas la que indica el apartado 1.5 “Gestión de riesgos para la calidad” de la nueva guía BPD, la directriz ICHQ9 de la Conferencia Internacional sobre Armonización.

https://www.ich.org/page/quality-guidelines

Dependerá de las responsabilidades que tenga cada cual, de acuerdo con el contrato.

Todas las operaciones que realiza el sistema informático que tengan un impacto en la calidad del medicamento deben validarse. Si por ejemplo, el TAC y el operador logístico van a comunicarse y realizar actividades a través del sistema informático tales como pedidos, devoluciones, retiradas etc, sí debe estar validado. En relación con quien debe realizar esta validación, se trata de una cuestión contractual entre las partes.

El capítulo 2.4 especifica que todo el personal, no sólo la persona responsable, que participe en actividades de distribución al por mayor debe tener formación sobre BPD en relación con sus actividades y responsabilidades, y esta formación debe quedar registrada documentalmente y evaluarse periódicamente, pero en ningún caso se establece que la formación deba ser impartida por organismos acreditados. La AEMPS aunque organiza y participa habitualmente en cursos y jornadas de formación (como por ejemplo la mencionada Jornada informativa sobre las nuevas BPD de medicamentos de uso humano organizada el 18 de junio de 2013) (https://www.aemps.gob.es/j_buena-practica-distribucion/) no tiene, entre las funciones que le asigna su estatuto, la competencia de la acreditación de la formación.

La titulación en farmacia es sólo exigible al director técnico farmacéutico de la entidad de distribución, de acuerdo con la normativa vigente.

Un mapeo inicial es un ejercicio en el cual se colocan sondas de temperatura en los puntos que se consideran más críticos desde un análisis de riesgos (ej. a diferentes alturas, cerca de una ventana donde de el sol, próximos a las puertas etc). Una vez colocadas, se realiza una medición durante un periodo de tiempo determinado y con los resultados que se obtengan, donde mayor fluctuación se haya producido, es donde se colocará la sonda de temperatura desde donde se monitorizará. El mapeo se debe realizar en diferentes estaciones del año cuando más frío y calor haga.

El número de sondas y su colocación dependerá del análisis de riesgo realizado en las instalaciones y su colocación será conforme a los resultados del mapeo. Todo debe quedar documentado.

El punto 3.2 Locales, requiere que los locales deben estar diseñados o adaptados de tal manera que se garanticen las condiciones de almacenamiento necesarias para los medicamentos como la temperatura, la luz, la humedad y la limpieza.

El almacén deberá garantizar que las condiciones requeridas para cada tipo de medicamento se cumplen para que la calidad de los medicamentos no se vea afectada. La necesidad de trasladar los medicamentos a otra zona del almacén, dependerá de los procedimientos, características del almacén y de los medicamentos.

Todos los requisitos que se recogen en la guía de BPD son de aplicación en las actividades de distribución de medicamentos. Las alarmas que se mencionan a lo largo de la guía BPD pueden ser de diversos tipos (de acceso a determinadas zonas, de temperatura), y en definitiva el objetivo que buscan es que haya una reacción inmediata ante situaciones que lo requieran.

No es posible definir todos los riesgos a tener en cuenta. La guía establece unos objetivos que se deben alcanzar, si bien no entra al detalle del “cómo” debido a la complejidad y diversidad que tienen los sistemas informáticos. La directriz ICHQ9 de la Conferencia Internacional sobre Armonización es la referencia para desarrollar un ejercicio para la evaluación de riesgos (ver pregunta 8).

Los sistemas informáticos, como el resto de equipos, deben someterse a una recualificación periódica en base a un análisis de riesgos establecido por la compañía, para garantizar un funcionamiento correcto y fiabilidad constante.

El capítulo 5.3 establece que “Los distribuidores mayoristas deben controlar sus transacciones e investigar las irregularidades en las pautas de venta de estupefacientes, sustancias psicotrópicas u otras sustancias peligrosas. Deben investigarse las pautas de ventas inusuales que puedan constituir una desviación o un uso indebido de medicamentos”.

Entre los medicamentos a controlar estarían todos aquellos susceptibles de falsificaciones, uso irregular o posible desvío de su uso habitual.

Los distribuidores, en base a los datos históricos de ventas conocen las cantidades habituales distribuidas y por ello pueden identificar pedidos anormales y posibles desvíos.

La responsabilidad final es siempre del titular conforme a lo descrito en el capítulo 7. No obstante, las comprobaciones y decisiones de puesta de nuevo en el canal de venta pueden ser realizadas por el almacén contratado, si así se especifica en el contrato entre ambas partes.

El punto 6.5 se menciona la palabra ‘recuperación’ de medicamentos que corresponde en realidad al término “retirada”, y se trata de una errata en la versión en español de la guía que se va a corregir por parte de la Comisión, a sugerencia de esta Agencia, en los próximos meses. En realidad se refiere a los medicamentos retirados del mercado por problemas de calidad, de acuerdo a lo establecido en el artículo 51 del Real Decreto 824/2010, de 25 de junio, por el que se regulan los laboratorios farmacéuticos, los fabricantes de principios activos de uso farmacéutico y el comercio exterior de medicamentos y medicamentos en investigación, y no a las devoluciones que se tratan en el punto 6.3 de las directrices “medicamentos devueltos”.

Las directrices dan como referencia un plazo máximo de 10 días, pero otros plazos serían aceptables siempre y cuando se justifiquen convenientemente caso por caso.

No se pueden concretar todos los posibles documentos a aportar para demostrar el adecuado almacenamiento, pero en cualquier caso debe quedar documentada la correcta conservación y no basarse en una declaración personal, y en el caso de termolábiles deben cumplirse todos los requisitos adicionales que establece la guía al respecto.

Las empresas de transporte no necesitan ser titulares de una autorización de distribución para desarrollar la actividad de transporte de medicamentos, si bien deberán adecuarse a todos los aspectos que les sean aplicables de la nueva guía de BPD como pueden ser, entre otros, el Capítulo 9 transporte, contratos, control de temperatura, exportación etc.

La verificación de que se cumplen los requisitos establecidos en la guía BPD para los vehículos, corresponderá en primer lugar al contratante (entidad autorizada para distribuir medicamentos, como son los almacenes mayoristas, entre otros) del transporte. La verificación de que se cumplen los requisitos en las inspecciones a ese contratante, será competencia de las autoridades sanitarias (AEMPS o CCAA).

El TAC es responsable último del medicamento y, como tal, ha de conocer las autorizaciones y certificaciones de los agentes que forman parte de la cadena de fabricación y distribución del mismo, hasta que el medicamento pasa a ser propiedad de otra entidad.

La responsabilidad del transporte del laboratorio al almacén, es del laboratorio, aun cuando se estableciera por contrato que el transporte del medicamento lo ofrece el propio almacén.

Las características que se deben controlar durante el transporte son las establecidas en la ficha técnica del medicamento.

La validación del transporte es un estudio para establecer unas características y condiciones (ej. duración máxima de unas determinadas condiciones de temperatura, colocación de las sondas de temperatura en los puntos más críticos etc). La validación del transporte es obligatoria, y en el caso de que el cliente lo requiera, se le deben proporcionar registros de la monitorización.

El transporte que se elija debe estar validado para evitar situaciones como la descrita y que una mala posición de los acumuladores congele los medicamentos.

Las directrices no definen las responsabilidades en relación con la propiedad del medicamento sino que se refieren a la actividad del mayorista o, en este caso del laboratorio, que es el responsable del transporte hasta los destinatarios.

El capítulo 9.2. Transporte, establece que las condiciones de almacenamiento necesarias para los medicamentos deben mantenerse durante el transporte dentro de los límites definidos en la descripción del fabricante o en el embalaje exterior. Por lo tanto, el transporte deberá estar validado en todas sus fases o etapas para asegurar que las condiciones se mantienen durante todo el transporte. Las directrices no establecen como requisito el registro continuo de las condiciones de temperatura durante las fases de transporte, dependerá del criterio y procedimientos de trabajo del distribuidor si bien se deberá asegurar que las condiciones se mantienen durante todo el transporte.

Conforme a lo establecido en el capítulo 9.2 Transporte de las BPD, las entregas deben efectuarse en las direcciones que figuran en los albaranes, no en otros locales. Estos locales deberán estar adecuadamente autorizados.

Efectivamente, las direcciones de todos los almacenes mayoristas autorizados aparecen en el Catálogo publicado en la página web de la AEMPS: https://www.aemps.gob.es/industria-farmaceutica/distribucion-farmaceutica/catalogo-de-entidades-de-distribucion/

(Real Decreto 1345/2007, de 11 de octubre y Real Decreto 686/2013, de 16 de septiembre)

Los TAC y los intermediarios de medicamentos (o brókers) son figuras totalmente distintas. Mientras el TAC es el propietario y responsable último del medicamento, el broker nunca es propietario del medicamento, sólo realiza la puesta en contacto de dos agentes de la cadena de distribución.

La Ley 10/2013 de 25 de julio que modifica la Ley 29/2006 de garantías y uso racional de los medicamentos y productos sanitarios incorpora la definición de la Directiva 2001/83/ CE (modificada por la directiva 2011/62) para la Intermediación de medicamentos como todas las actividades relativas a la venta o compra de medicamentos, a excepción de la distribución al por mayor, que no incluyen contacto físico con los mismos y que consisten en la negociación, de manera independiente y en nombre de otra persona jurídica o física.

Las entidades de intermediación de medicamentos (bróker) son, por lo tanto, aquellas personas físicas o jurídicas que participan en la venta o la compra de medicamentos sin venderlos o comprarlos ellos mismos y sin ser propietarios de los medicamentos, ni tener contacto físico con ellos.

Cada entidad, el TAC o el broker, deberá cumplir con las partes de las BPD que le sean de aplicación.